Für eine reibungslose Abwicklung einer Sendung sind sowohl im Import, als auch im Export bestimmte Dokumente zwingend erforderlich, um eine ordnungsgemäße Verzollung und Abfertigung zu gewährleisten.
Handelsrechnung (commercial invoice)
Die Handelsrechnung muss neben Verkäufer und Käufer auch Angaben zur Lieferbedingung (Incoterm / Querverweise Factbook Artikel), Lade- und Löschhafen, Artikelbezeichnung (eventuell inklusive Serien- oder Chargennummer), Zahlungsbedingungen, Stückzahl, Stückpreis, Gesamtpreis und bei mehreren Artikeln jeweils auch eine separate Aufstellung umfassen. Idealerweise wird auch bereits der HS Code (Zolltarifnummer) vermerkt. Die Bezeichnung „proforma invoice“ ist nicht zulässig!
Packliste (packing list)
Die Packliste muss neben Verkäufer und Käufer auch Angaben zur Lieferbedingung (Incoterm / Querverweise Factbook Artikel), Artikelbezeichnung (eventuell inklusive Serien- oder Chargennummer), Versandmarkierungen (falls vorhanden), Lade- und Löschhafen, Stückzahl Versandstücke (Kartons, Paletten, Kisten, ect.), Netto- sowie Bruttogewichte, und bei mehreren Artikeln jeweils auch eine separate Aufstellung umfassen. Idealerweise wird auch bereits der HS Code (Zolltarifnummer) vermerkt.
Konformitätserklärung / CE-Zertifizierung
Jedes Produkt, welches in die EU eingeführt bzw. in Verkehr gebracht werden soll, muss den entsprechenden Anforderungen hierfür genügen. Dazu gelten produktspezifische, standardisierte Vorgaben, deren Einhaltung durch die CE-Zertifizierung belegt wird. Sprechen Sie Ihren Hersteller vor Abschluss eines Kaufvertrages unbedingt darauf an, um Probleme bei der Einfuhr der Ware zu vermeiden.
Einfuhrlizenz
Für bestimmte Produkte werden spezifische Einfuhr- bzw. Importlizenzen benötigt. Diese müssen vor der Organisation des Transportes entsprechend behördlich beantragt und bewilligt werden. Prüfen Sie unbedingt vor Abschluss eines Kaufvertrages mit Ihrem Hersteller, ob dies auf Ihr Produkt zutrifft.
Frachtbrief (Ocean Bill of Lading / Airwaybill / Rail waybill)
Der verkehrsträgerspezifische Frachtbrief wird vom Versandspediteur bzw. im Falle von sogenannten Direktverladungen von der Reederei, der Airline oder dem Bahnoperator ausgestellt und enthält neben Angaben zu Versender und Empfänger auch die entsprechenden Sendungsdaten (Warenart, Packstückanzahl, Cubage, Netto- und Bruttogewicht), Versandmarkierungen, HS Code (Zolltarifnummer), Routinginformationen, Schiffsname bzw. Flug- bzw. Zugnummer, Zahlbarkeit der Fracht (prepaid oder collect). Je nach vorheriger Abstimmung mit dem Versender werden entweder Originaldokumente oder Waybills erstellt. Im Falle von Originaldokumente müssen diese zum Auslösen der Ware zum Zeitpunkt der Ankunft vollständig vorliegen.
Für den Export von Waren wird zusätzlich zur Handelsrechnung und der Packliste bzw. - falls erforderlich – Zertifizierungen (bspw. „wooden packing declaration“ zum Nachweis begaster / hitzebehandelter Holzverpackungen) ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) benötigt. Dieses Dokument wird beim zuständigen Zollamt beantragt und umfasst neben Versender- und Empfängerdaten alle produkt- bzw. warenspezifischen Daten, welche für die Ausfuhr relevant sind.
NIEDERLASSUNG
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(Deutschland) GmbH
Pacific Haus, Holzdamm 28-32,
20099 Hamburg
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